Кировской области

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОФЕССИИ

Работа в системах "человек-знак" (обработка знаковой информации) и "человек-человек" (обслуживание руководителя, сотрудников, посетителей).

Выполняет поручения руководителя.

Записывает и передает поручения руководителя исполнителям, контролирует их выполнение.

Собирает и обобщает необходимую информацию, самостоятельно принимает решение о степени ее важности. Подготавливает материалы для доклада руководителю.

Ведет телефонные переговоры. Организует прием посетителей и обеспечивает их необходимой информацией.

Во время заседаний, переговоров ведет протоколы и оформляет их в соответствии с существующими стандартами.

В круг обязанностей секретаря-машинистки также может входить делопроизводство:

• разбор, регистрация и отправка корреспонденции;
• формирование дел;
• размножение документов;
• направление документов в соответствующие подразделения свое­го учреждения;
• ведение картотеки прохождения документов и осуществление контроля за сроками их прохождения.

Использует ручные (ручки, карандаши и пр.), механические (печатная машинка), электронные средства (компьютер) и средства связи (телефон, факс).

Характерны многочисленные деловые и неформальные контакты с сотрудниками и посетителями.

Несет административную ответственность за сохранность доку­ментации и своевременное выполнение поручений.

Возможна сверхурочная работа и ненормированный рабочий день.

Вредным фактором является электромагнитное излучение компьютера. Стрессогенным фактором является вынужденный темп работы (ее срочность) в условиях частых помех (телефонные звонки, приход посетителей).

Высококвалифицированный секретарь-машинистка с опытом работы не менее пяти лет, хорошими навыками делового общения и организации работы, по достижению возраста 30-35 лет может претендовать на должность офис-менеджера (руководителя штата секретарей, референтов и делопроизводителей) в крупной фирме или представительстве иностранной фирмы.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ

Должна знать:

• правила пунктуации и орфографии;
• машинопись;
• правила эксплуатации электронной и оргтехники;
• стандарты оформления деловых писем и документации;
• структуру предприятия.

Желательно знание стенографии и иностранного языка.

Должна уметь:

• выполнять машинописные работы;
• оформлять документацию согласно стандартам;
• пользоваться оргтехникой и компьютером;
• владеть навыками делового общения;
• обслуживать деловые встречи.

ПРОФЕССИОНАЛЬНО ВАЖНЫЕ КАЧЕСТВА

• хорошая зрительно-моторная координация (на уровне движений кистей рук);
• концентрация и распределение внимания;
• хорошая долговременная и оперативная память;
• эмоциональная устойчивость;
• высокая помехоустойчивость;
• толерантность к многочисленным контактам;
• навыки делового общения;
• конструктивное восприятие критики в свой адрес.

МЕДИЦИНСКИЕ ПРОТИВОПОКАЗАНИЯ

Деятельность не рекомендуется людям, страдающим  заболеваниями:

• органов дыхания (бронхиальная астма, туберкулез и др.);
• сердечно-сосудистой системы (порок сердца, гипертония и др.);
• нервной системы (неврозы, менингит, опухоли и др.).

БЛИЗКИЕ ПРОФЕССИИ (специальности)

Делопроизводитель, диспетчер на телефоне, референт, сотрудник справочной службы.

ОБУЧЕНИЕ

Профессиональные училища, учебные комбинаты, курсы.